Geri bildirim, kurumun hatalarından ders alabilmesi, verimlilik sağlaması ve ezber bozan çalışmalar yapabilmesi için çok önemlidir. Başarılı olarak gördüğümüz tüm kurumların kültürünün temelinde de yer alır. Ancak geri bildirimi destekleyen, şeffaf, öğrenme ve gelişim odaklı bir kurum kültürü oluşturmak için doğru iletişim ve tüm çalışanların katılımı gerekmektedir. Ben de bu yazımda etkili bir geri bildirim kültürü oluşturmak için kullanabileceğiniz ipuçlarına odaklandım.

Geri bildirim kültürü; çalışanlar, liderler ve üst düzey yöneticiler arasındaki hiyerarşinin bulunmadığı, yapıcı / gelişim amaçlı ve anında geri bildirime odaklanılması ile oluşur. Bu şekilde yeni işe başlayan bir çalışandan, üst düzey yöneticilere kadar herkes geri bildirim verebilir ve alabilir.

Olumlu bir geri bildirim kültürü ile;
– Pozitif bir çalışma iklimi oluşur,
– Çalışanlar ve ekipler arası iletişim ve iş birliği gelişir,
– İş süreçleri için iç görü sağlanır,
– Tüm paydaşlar için gelişim fırsatı oluşur,
– Hiyerarşi azalır, aidiyet ve çalışan bağlılığı artar.

Lütfen biz çok güzel sandviç tekniği (önce olumlu sözler ile başlıyoruz, söylemek istediğiniz olumsuz şeyleri ortaya koyuyoruz, kapanışı da yine olumlu yapıyoruz) geri bildirim veriyoruz demeyin. Geri bildirim tarzınız kurum kültürünüzü de tanımlar. Ben son dönemde Kim Scott’un Radical Candor (Radikal Samimiyet) metodunu benimsedim ve kendi uygulamalarımda da kullanmaya gayret ediyorum.

Bilgi davranışa dönene kadar takip edilmesi ve uygulanmasının teşvik edilmesi çok önemli. Bu nedenle geri bildirim odaklı bir kültür oluşturmak için birazdan eğitimin önemine gireceğiz ancak öncesinde üst yönetim ile İnsan ve Kültür ekibinin rolünden de bahsetmek gerekiyor. Tüm sürecin takip edilmesi, rol model olunması, sistemlerin oluşturulması, kurum kültürüne uymayan ve geri bildirimi reddeden kişilerin kurumdan uzaklaştırılması, iyi örneklerin de görünür hale getirilmesi özellikle İnsan ve Kültür ekibinin sorumluğundaki bir konu.

Üst yönetim ise başarılı bir kurum olabilmek için geri bildirimin hiyerarşiden bağımsız olduğunu, tüm liderlerin ve çalışanların kurumun başarısı için kendini güvende hissederek anlık ve açık bir şekilde geri bildirim vermesi gerektiğini, müşterilerden veya tedarikçilerden de geri bildirim alınabileceğini kabullenmesi gerekmekte (sanırım bu aşamaya gelmek de yine İnsan ve Kültür ekiplerinin sorumluluğunda).

Tüm süreci liderler ve çalışanların üzerine yıkacak olsak da geri bildirim almak ve vermek bir beceridir. Hem liderlere hem de çalışanlara gerçek örneklerin ve uygulamaların olduğu bir gelişim programı düzenlemek, ortak bilgi seviyesi sağlamak ve geri bildirime teşvik etmek için çok önemlidir ve ortak kültür oluşturmanın ilk adımıdır.

Bu eğitim sonunda liderler ve çalışanlar, beceri ve yetkinlik geliştirmek dışında;
– Anlık geri bildirimin önemini,
– Geri bildirimin çift yönlü olduğunu, liderler kadar çalışanların da sorumlu olduğunu,
– Ara dönem / yıl sonu performans değerlendirmelerinde, proje kapanış toplantılarında, günlük / haftalık planlama toplantılarında veya birebir görüşmelerinde geri bildirim almak ve vermek için kendilerini rahat hissetmeleri gerektiğini de görmeleri gerekmektedir.

Geri bildirim sürecinde her çalışan kendini rahat ve güvende hissetmelidir. Her lider ekibine açık ve şeffaf bir şekilde geri bildirim verebilmeleri için güvenli bir alan sunmalıdır (Bu konu bazen İnsan ve Kültür ekiplerinin sorumluluğu gibi görülüyor ama şahsi fikrim güven ortamını liderler oluşturur, İnsan ve Kültür birimleri de bu ortamın sürdürülebilirliği ve yaygınlaşmasını destekler).

Grup tartışmaları düzenlemek, çalışanları birbirleriyle ve liderleriyle açık, doğrudan geri bildirim paylaşmaya teşvik eder. Güven bağını güçlendirmek ve geri bildirimleri normalleştirmek için bu toplantıları kullanabilirsiniz.

Güven ortamı sağlanamayan durumlarda anketler gibi anonim katılım sağlayan araçlar kullanılabilir. Ancak bu anketler bir noktadan sonra geri bildirim vermek için değil, ekibin liderlerini gönderilmesi için kullandıkları bir araç haline gelebiliyor. Liderler tarafından da çok sahiplenilmiyor. Bu nedenle istediğimiz o şeffaf ve güvenli geri bildirim ortamını sağlamak her zaman daha öncelikli.

Geri bildirim kültürü oluşturmanın önemli bir aşaması da tutarlı bir geri bildirim verebilmek için takip mekanizmaları oluşturmaktan geçer. Süreçlerinizi takip edebileceğiniz iş listeleri oluşturmak, üzerinden konuşabileceğiniz konular ve gündemler de oluşturacaktır. Burada Excel ve OneNote hala en kolay ve ulaşılabilir araçlar gibi duruyor ama ekibinizin büyüklüğüne ve ihtiyacına göre ClickUp, Monday.com, Jira veya Trello yeni nesil iş takip araçlarına da şans vermenizi öneririm. Tabi insan faktörü olmadan sistemlerin işlemesi de mümkün değil bahsettiğim bu araçları mutlaka haftalık / günlük toplantılarınızın bir parçası haline getirmeniz gerekiyor. Aylarca üzerinden hiç konuşmadığınız bir yapılacak listesi de bir anda geri bildirim görüşmesinin konusu haline gelmemeli.

Günlük iş süreçlerinin dışında projelerin ve süreçlerin değerlendirildiği Retrospektif toplantıları da çok faydalı olacaktır. Burada önemli olan nokta güven ilişkisi içinde şeffaf olup, konuşulan konuların geçmişten gelen birikimlerden değil, gerçekten o süreçte yaşanan bir sorun olmasını sağlamak ve olmazsa olmazımız “Retro’da konuşulan, Retro’da kalır” diyebilmek.

Performans dönemine doğru verilmeye başlanan geri bildirimler, güçlü bir geri bildirim kültürü oluşturmak için yeterli değildir. Tüm seviyeler için anlık geri bildirim vermek bir alışkanlık haline gelmelidir. Düzenli yapılan, takvimi belli olan birebir görüşmeler (illa her hafta olmasına gerek yok) ilk aşamada zor ve sıkıcı gelse de becerilerinizi geliştirip, hazırlık yapmanız için sizi teşvik edecektir (Unutmadan, bu toplantılar illa yukarıdan aşağıya gelen bir durumda olmak zorunda da değil, her çalışan liderinden de geri bildirim isteyebilir ve bunun için liderini zorlayabilir).

Birebir veya ekip içi görüşmeler dışında kurum genelinde uygulanan 360 derece değerlendirme, nabız anketleri, bağlılık anketleri, süreç değerlendirmeleri gibi mekanik sayılabilecek geri bildirim araçları da veri sağlayarak, tüm paydaşların kendilerini görebilmesini destekleyebilir.

Geri bildirim, performans değerlendirme dönemine doğru hatırlanan (eğitimler veya duyurular ile de hatırlatılan), liderler tarafından can sıkıcı, zaman alan ve zorunlu bir süreç olarak düşünüldüğünden, geri bildirim toplantılarının da 1 saatte 1 yıl konsepti ile yönetildiğini çok fazla şirkette gördüm.

Oysa geri bildirim sadece sorunlu durumlar için değil, başarılar için de verilebilir. Bu konuyu liderler ile konuştuğumda; pasta kesiyoruz, hediye çeki veriyoruz, yemeğe gidiyoruz daha ne yapalım diyenler de oluyor. Ancak bu tarz aktiviteler tek başlarına yapıldığında motivasyon dışında bir fayda sağlamayacaktır. Ekibin veya bireylerin başarısının devamı için veriye, katkıya, sonuca, çıktılara odaklı anlamlı geri bildirim vermek geri bildirim verilen kişilerin / ekiplerin bu başarıyı devam ettirmesi için yol gösterici olacaktır.

Augdemy olarak, kurumların stratejilerini ve hedeflerini gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları teknolojileri, gelişim faaliyetlerini ve hizmetleri sunup, gelişim süreçlerini iyileştirmelerine destek oluyoruz. Kurumunuzdaki geri bildirim kültürünüzü geliştirmek veya desteklemek için Kurum Kültürü Analizi ve Değerlerin İçselleştirilmesi çalışmalarımıza ve Etkili Geri Bildirim Alma ve Verme Eğitimi’ne göz atabilir veya bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Diğer çalışma alanlarımız için tıklayınız.
Eğitim kataloğumuza ulaşmak için tıklayınız.