Eğitim Tasarımı 101: Eğitim İhtiyaç Analizi Soruları

Eğitim ihtiyaç analizi kurumun o yıl ki gelişim süreçlerini yapılandırırken kullandığımız kurumsal eğitim ihtiyaç analizi*, özellikle gelişim programlarını veya fonksiyon okullarını yapılandırırken kullandığımız yetkinlik veya beceri bazlı ihtiyaç analizi* ve bireylerin gelişimlerini planlarken kullandığımız bireysel gelişim ihtiyaç analizi* gibi başlıklarda sınıflandırılabilir. Ancak tümünün de odağında kurumdan, fonksiyondan veya çalışanlardan beklenenler ile mevcut bilgi ve becerileri arasındaki fark olarak tanımlanabilir.

*Aslında hepsi için ihtiyaç analizi kullanıyoruz ancak karışmaması için bu şekilde yazdım.

Bu yazımda yetkinlik veya beceri bazlı ihtiyaç analizi diyebileceğimiz, eğitim tasarımı sürecinin de en başında mutlaka uygulanmasını istediğimiz çalışanların mevcut durumu ile hedeflenen durumu arasındaki farkları nasıl ortaya çıkarabileceğimize odaklanacağım.

Doğru bir ihtiyaç analizi süreci;
– Çalışanların ihtiyacı olan gelişim faaliyetlerinin belirlenmesi ve önceliklendirilmesi (eğitim taleplerinin değil, eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi),
– Hangi gelişim faaliyetlerinin performansı arttıracağına karar verilmesi,
– Gelişim faaliyetlerinin çalışanların performans hedeflerine ulaşmalarında bir fark yaratıp yaratmayacağının belirlenmesi ve alternatif çözüm önerilerine veri sağlanması,
– Eğitim ihtiyaçlarının kurumsal problemlerden ayırt edilmesinin sağlanması,
– Eğitim bütçesinin doğru gelişim faaliyetlerine yatırım yaparak verimli olarak kullanılmasını sağlayacaktır.

Bu süreçte fayda sağlayacağını düşündüğüm bazı kilit soruları sizinle paylaşmak istiyorum.

Bilgi ve Beceri Analizi

– Çalışanların işi / görevi istenilen şekilde gerçekleştirdikleri oldu mu?
– İş / görev, bilgi ve becerinin korunmasını sağlayacak sıklıkla gerçekleştirildi mi?
– Çalışanlar kendilerinden bu işin / görevin hala yerine getirilmesinin beklendiğini biliyorlar mı?
– Eğitim verildi mi? Eğitim etkili oldu mu? Eğitim sırasında yeterli düzeyde uygulamaya yer verildi mi?
– Çalışanlar eğitimden hemen sonra istenilen düzeyde performans sergileyebildiler mi?
– İşe yardımcı unsurlar var mı? İşe yardımcı unsurlar etkili mi?
– Deneyim arttıkça performans da artıyor mu?
– Çalışanlar, yaşamları buna bağlı olsa (başka eğitim almadan) işi yapabilirler miydi?

Hazır Bulunuşluk Analizi

– Çalışanların zihinsel düzeyde kapasiteleri var mı?
– Çalışanların fiziksel düzeyde kapasiteleri var mı?
– Çalışanlar eğitim almak için gerekli ön koşullara sahipler mi?

Süreç ve Standartların Analizi

– Ne yapmaları gerektiğini biliyorlar mı?
– Ne zaman yapmaları gerektiğini biliyorlar mı?
– Yöneticileri çalışanların neyi yapmaları ve ne zaman yapmaları gerektiği konusunda aynı fikirde mi?
– Standartlar yazılı ve güncel mi? İlgili tüm çalışanların standartlara erişimi var ı?
– Çalışanlar nasıl değerlendirileceklerini biliyorlar mı?

Performans ve Ölçme / Değerlendirme Süreci Analizi

– Performans ölçülüyor mu?
– Yapılan değerlendirmeler söz konusu iş ile ilgili performansı ölçümlemeye yönelik mi?
– Ölçümlemeler yapılan işten ziyade elde edilen sonuçları ölçmeye yönelik mi?
– İşin sonucunda elde edilen sonuçlar ölçümleniyor mu?
– Ölçümlemeler objektif mi? Ölçümleme yöntemlerini oluşturan kişiler bu alanda yetkin mi?
– Çalışanlara performansları hakkında bilgi veriliyor mu?
– Geri bildirim anlaşılır şekilde ve kabul edilebilir bir tarzda mı veriliyor?
– Geri bildirim, çalışanların kontrol edebileceği performansına bağlı olarak mı veriliyor?
– Geri bildirimin doğruluğu kanıtlanabilir mi?
– Geri bildirim ilgili kişi tarafından veriliyor mu?

Organizasyon ve Çalışma Koşullarının Analizi

– İşe ilişkin prosedürler açık ve uygun mu?
– İşyeri fiziksel açıdan uygun bir yer mi?
– İş için yeterli zaman var mı?
– Gerekli araç ve ekipman var mı? Araçlar ve ekipmanlar etkili mi?
– Dikkat dağıtıcılar ve bölünmeler minimize edilmiş durumda mı?
– Şirket politikaları ve prosedürler yeterli derece esnek mi?
– Çalışanlar yeterli düzeyde yetkiye sahip mi?
– Söz konusu iş tek bir kişi tarafından yapılabilir mi? Söz konusu iş için yedekleme var mı?
– Yoğun dönemlerde yardım olanağı bulunuyor mu?

Tanıma Takdir ve Ödüllendirme Süreçlerinin Analizi

– Yapılan iş değerli görülüyor mu? Çalışanlar işlerini ilginç buluyor mu?
– Çalışanlar işi yapabileceklerine inanıyorlar mı?
– Yüksek performans gösterenler için bir ödüllendirme bulunuyor mu?
– Yapılan ödüllendirme çalışanlar için anlamlı mı?
– Çalışanlar performans ve ödüllendirme arasındaki bağlantıyı biliyorlar mı?
– Ödüllendirmeler çalışanların cesaretlerinin kırılmasını / demotivasyonlarını engelleyecek biçimde planlanmış mı?
– Yüksek performans için iç motivasyon unsurları var mı?
– Farklı ödüllendirmeler dengeli bir şekilde kullanılıyor mu?
– Yüksek performansın cezalandırılması engelleniyor mu?
– Düşük performansın ödüllendirilmesi engelleniyor mu?
– İş arkadaşları / eşitler arasında yüksek performans göstermek için bir baskı var mı?
– İşle ilgili memnun olmama ya da stres kabul edilebilir düzeyde mi?
– Düşük performans dikkat çekiyor mu?

İhtiyacınıza göre bu soruların tamamını veya bir kısmını ihtiyaç analizi sürecinizde kullanabilirsiniz. Bununla birlikte, analiz sürecinde hem katılımcılardan hem de yönetim seviyesinden aldığımız geribildirimler sonucunda ortaya çıkabilecek problemlerin hepsi eğitim ve gelişim faaliyetleri ile çözülemeyecektir. Bu kapsamda karşılaşabileceğimiz olası problemleri iş süreçlerini veya sunduğumuz gelişim faaliyetlerinimizi / içeriklerimizi güncelleyerek de çözebiliriz.

Odak Noktalarımız

Yapma Yetkinliği Var Yapma Yetkinliği Yok
Yapma İsteği Var 1. Yapabilir / İstiyor Durumu
Bu durum en çok kaynak (ekipman, zaman vb.), iş tanımı veya hedef sorunlarından kaynaklanabilir.
– Performans eksikliği için alternatif nedenler araştırılabilir.
– Zaman ve kaynak sağlanarak süreç gözlemlenebilir.
– Teknik veya gelişim koçluğu verilebilir.
2. Yapamaz / İstiyor Durumu
Bu durum yetkinlik veya bilgi eksikliğinden ortaya çıkabilir. Bu nedenle ihtiyaç analizi sonucunda eğitim ve gelişim faaliyetlerine en çok odaklanmamız gereken bölüm olabilir.
– Yetkinliğin arttırılması için teknik gelişim sağlanabilir
– İşbaşında öğrenme faaliyetleri düzenlenebilir
Yapma İsteği Yok 3. Yapabilir / İstemiyor Durumu
Bu durum en çok motivasyon eksikliğinden kaynaklanabilir.
– Koçluk sunulabilir.
– Geribildirim verilebilir.
– Motivasyon faktörleri araştırılabilir.
– Büyük resim gösterilebilir veya süreç geliştirme döneminde sürece dahil edilebilir.
– En iyi uygulama örnekleri ve yarattığı sonuçlar paylaşılabilir.
4. Yapamaz / İstemiyor Durumu
Bu durum süreçlerdeki hatalar, çatışmalar, belirsizlikler, yanlış kişiye verilen görevler, yönetsel sorunlar gibi dış faktörlerden kaynaklanabileceği gibi yetkinlik eksikliği sonucunda ortaya çıkmış bir motivasyon eksikliğinden de kaynaklanabilir. Tüm bu nedenler düşünüldüğünde öncelikle yapma isteği yaratmak, sonrasında ise işi yapabilir seviyeye getirmek faydalı olacaktır.
– Yetkinliğin arttırılması için teknik gelişim sağlanabilir
– Koçluk sunulabilir.
– Geribildirim verilebilir.
– Motivasyon faktörleri araştırılabilir.
– Sorunun ortaya çıkmasına neden olan faktörler araştırılabilir.
– Büyük resim ve iş sonuçlarının kişisel katkısı gösterilebilir.
– En iyi uygulama örnekleri ve yarattığı sonuçlar paylaşılabilir.

İhtiyaç Analizi Çıktılarımız

Olası Nedenler Çözüm Önerileri
Bilgi ve Beceri Eğitim ve gelişim faaliyetleri ile destekleyin.Mevcut eğitim ve gelişim faaliyetleri sorunu karşılamakta yetersiz kalıyorsa geliştirilmesi gerekebilir. Güncelleyici / pekiştirici faaliyetler veya pratik / simülasyonlar ile yetkinliğin güncelliğini sağlayın. İş süreçlerine destek verin, mümkünse koçluk yapın.
Kişisel Kapasite Mentorluk ve sürekli takip ile eğitim ve gelişim faaliyetlerini destekleyici takip mekanizmaları sağlayın. Kapasite artışı gözlemlenmemesi durumunda rotasyon alternatiflerini değerlendirebilirsiniz.
Standartlar Standartları değişen iş süreçlerine uygun olarak güncelleyin. Şirket içinde bilgi standardizasyonu sağlamak için standartları duyurabilir veya görünür hale getirebilirsiniz.
Ölçümleme Performansı daha net bir şekilde ölçecek ölçümleme yöntemleri ve göstergeler geliştirin. Bu göstergelerin şirket içinde bilinir ve çalışanlar tarafından görünür olmasını sağlayın.
Geribildirim Geribildirim ortamı oluşturmak için şirket içinde geribildirim kültürü oluşturacak sistemler oluşturun.
Koşullar İş ortamını yeniden organize edin. Kullanılan materyal veya ihtiyaç olan bilginin güncelliğini sağlayın. İşi veya görev tanımını yeniden tasarlayın. Performansın önündeki engelleri ortadan kaldırın.
Ödüllendirme Olumlu davranışları veya sonuçları ödüllendirin. Şirket içinde şeffaf bir ödül sistemi oluşturun ve bu sistemin tüm çalışanlar tarafından bilinmesini ve kullanılmasını sağlayın.

Bunun dışında yapılandırılmış ihtiyaç analizi anketleri, spesifik ihtiyaçlara yönelik analiz çalışmaları veya tüm süreçlerinizde kullanabileceğiniz altyapı ihtiyaçlarınız için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Augdemy olarak, kurumların stratejilerini ve hedeflerini gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları teknolojileri, gelişim faaliyetlerini ve hizmetleri sunup, gelişim süreçlerini iyileştirmelerine destek oluyoruz. Kurumsal akademi sürecinizi yönetmek veya mevcut kurumsal akademinizi değerlendirmek için Kurumsal Akademi Tasarımı, kurum veya birim stratejilerini analiz edip, eğitim birimi hedeflerine dönüştürmek için ise İhtiyaç Analizi ve Gelişim Planlama çalışmalarımıza göz atabilir veya bizimle iletişime geçerek ücretsiz analiz desteği alabilirsiz.

Diğer çalışma alanlarımız için tıklayınız.

Merak ettiğiniz veya ilgilendiğiniz konular mı var?

Blog sayfamızda kurumsal akademiler, insan kaynakları, yetenek yönetimi, yetkinlik yönetimi, eğitim tasarımı, eğitim teknolojileri ve kurumsal ödüller ile ilgili deneyimlerimizi, izlenimlerimizi ve ön görülerimizi paylaşıyoruz. Siz de bu alandaki önerilerinizi bizimle paylaşabilirsiniz.

Son Yazılar

Kategoriler

İlginizi Çekebilecek Diğer Yazılarımız

2020-05-03T01:08:09+03:00
Go to Top